Xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Nhật Bản mang lại giá trị kinh tế cao nhưng cũng đi kèm không ít thách thức. Hàng hóa chỉ cần sai lệch một chi tiết nhỏ trên hóa đơn hoặc không đạt tiêu chuẩn kiểm dịch là có thể bị kẹt lại cảng nhiều tuần liền. Việc tìm hiểu kỹ những lỗi thường gặp trong quá trình làm hồ sơ xuất khẩu hàng đi Nhật sẽ giúp các nhà xuất khẩu Việt Nam phòng tránh rủi ro một cách hiệu quả. 1. Các lỗi phổ biến khiến lô hàng bị tắc nghẽn tại hải quan Qua thực tế triển khai hải quan xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp thường mắc phải 6 nhóm lỗi chính dưới đây: Thông tin trên bộ chứng từ không thống nhất: Tên hàng hóa, quy cách đóng gói, trọng lượng hoặc giá trị giữa Hóa đơn (Invoice), Bảng kê đóng gói (Packing List), Vận đơn (B/L) và Tờ khai hải quan bị lệch nhau. Sự bất bất đồng bộ này lập tức kích hoạt cảnh báo của cơ quan hải quan, dẫn đến việc lô hàng bị chuyển sang luồng vàng hoặc luồng đỏ để kiểm tra chi tiết. Áp sai mã HS Code: Việc xác định sai mã HS tại Việt Nam hoặc không đối chiếu với mã phân loại hải quan của Nhật Bản sẽ dẫn đến việc khai sai thuế suất. Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế mà còn gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp trên hệ thống quản lý rủi ro của hải quan. Thiếu Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc sai tiêu chí: Để hưởng ưu đãi thuế suất theo các hiệp định VJEPA, AJCEP hay CPTPP, chứng từ C/O phải thể hiện đúng tiêu chí xuất xứ quy định. Một lỗi nhỏ trong việc kê khai bảng kê nguyên phụ liệu cũng có thể khiến C/O bị từ chối. Bỏ sót quy định kiểm dịch chuyên ngành: Đối với nông sản, thực phẩm, lâm sản và sản phẩm động vật, nếu không đáp ứng các chỉ tiêu về an toàn thực phẩm, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật hoặc thiếu giấy chứng nhận kiểm dịch (Health/Phytosanitary Certificate) thì lô hàng chắc chắn không thể thông quan. Nhãn mác hàng hóa không đạt chuẩn: Nhãn hàng hóa khi lưu thông tại Nhật phải đáp ứng các quy định bắt buộc về ngôn ngữ (tiếng Nhật), thành phần, hướng dẫn sử dụng và nhà nhập khẩu. Sai sót trên nhãn có thể buộc doanh nghiệp phải khắc phục tại cảng đến với chi phí vô cùng đắt đỏ. Khai báo sai thông tin hải quan: Khai sai mã loại hình xuất khẩu hoặc truyền tờ khai điện tử sai thời điểm có thể làm gián đoạn toàn bộ tiến độ giao hàng cho đối tác. 2. Giải pháp giúp doanh nghiệp xuất khẩu sang Nhật suôn sẻ Để hạn chế tối đa các sai sót trên, các doanh nghiệp xuất khẩu nên áp dụng các giải pháp phòng ngừa sau: Thực hiện Rà soát chéo chứng từ (Cross-check): Thiết lập quy trình kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa Hóa đơn, Packing List và Vận đơn trước khi truyền tờ khai chính thức lên hệ thống VNACCS/VCIS. Cập nhật văn bản pháp luật mới nhất: Cơ sở pháp lý về an toàn thực phẩm và kiểm dịch luôn có sự thay đổi. Ví dụ, trong lĩnh vực an toàn thực phẩm tại Việt Nam, doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới theo Nghị định 46/2026/NĐ-CP (thay thế cho Nghị định 15/2018/NĐ-CP trước đây), đồng thời tham chiếu Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật số 41/2013/QH13 và Luật Thú y số 79/2015/QH13. Chủ động về chứng từ xuất xứ: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O (Form VJ, Form AJ hoặc RCEP) từ sớm để kịp thời cung cấp cho nhà nhập khẩu phía Nhật Bản làm thủ tục thông quan đầu nhận. Trường hợp doanh nghiệp mới tham gia thị trường hoặc chưa có phòng xuất nhập khẩu chuyên trách, giải pháp an toàn và tối ưu nhất là đồng hành cùng đơn vị tư vấn logistics uy tín. Sử dụng dịch vụ làm thủ tục xuất khẩu hàng đi Nhật trọn gói sẽ giúp bạn ủy thác toàn bộ khâu kiểm tra chính sách, xin C/O và khai báo hải quan, giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
